AI och hållbar förändring – så skapar den digitala transformationen en hållbar utveckling

AI och hållbar förändring uppstår när människa, teknik, organisation och kommunikation samverkar.

Digital transformation och artificiell intelligens diskuteras ofta som tekniska frågor. Nya system, AI-verktyg, automatisering och dataanalys lyfts fram som lösningen på organisationers framtida utmaningar.

Samtidigt visar både forskning och praktisk erfarenhet att transformation sällan i första hand handlar om teknik. Den handlar om människor, om hur arbete organiseras, om hur information och kunskap delas genom organisationens kommunikation och om hur nya arbetssätt gradvis växer fram i organisationens vardag.

När organisationer börjar arbeta med artificiell intelligens uppstår därför frågor som ligger långt bortom tekniska implementationer. AI påverkar inte bara vilka verktyg organisationer använder, utan också hur information delas, hur beslut fattas, hur arbete organiseras och hur ansvar fördelas mellan människor och system.

Teknik kan köpas, implementeras och installeras. Men förmågan att använda den på ett sätt som faktiskt skapar värde är något helt annat.

Tekniskt ledarskap en förutsättning för AI och hållbar förändring

Det handlar i praktiken om det som ofta kallas tekniskt ledarskap – förmågan att koppla ihop teknik, organisation, kommunikation och människors arbetsvardag.

Detta blir särskilt tydligt i rapporten Gen AI at Work från Capgemini Research Institute (Capgemini Research Institute, 2024). Rapporten visar att 97 procent av organisationer har testat generativ AI, medan endast 15 procent använder tekniken dagligen i sitt arbete.

Skillnaden mellan dessa siffror visar hur stort glappet fortfarande är mellan experiment och verklig användning. I många organisationer fungerar tekniken i sig, men arbetssätt, ansvar, processer och kommunikation är inte anpassade till hur tekniken faktiskt används.

Det är ofta i det glappet mellan teknik och organisation som digitala initiativ stannar i pilotfasen.

När ny teknik introduceras är det vanligt att organisationer först försöker använda den för att förbättra det som redan finns. Nya verktyg läggs ovanpå befintliga arbetssätt i hopp om att arbetet ska bli lite snabbare, lite mer effektivt eller lite mer automatiserat. Historiskt har teknologiska skiften nästan alltid börjat på det sättet.

”Den verkliga transformationen kommer sannolikt först när organisationer börjar förändra hur arbete organiseras”​​​

När elektriciteten introducerades i industrin i slutet av 1800-talet ersatte man först ångmaskinen rakt av. Fabrikerna fortsatte att organiseras på samma sätt som tidigare, med stora centrala drivaxlar som drev maskinerna. Det var först när man började omorganisera arbetet, flytta maskiner, förändra produktionsflöden och utveckla nya sätt att organisera produktionen som elektricitetens verkliga potential blev synlig.

Samma mönster syntes när internet slog igenom. De första digitala tjänsterna var i praktiken digitala versioner av det som redan fanns. Webbsidor fungerade som broschyrer, nätbutiker som kataloger och e-post ersatte brev. Den verkliga förändringen kom först när organisationer började tänka om kring arbetssätt, affärsmodeller och kommunikation.

AI befinner sig just nu i ett liknande skede. Många organisationer använder tekniken för att effektivisera befintliga uppgifter, skriva texter snabbare, analysera data eller automatisera enklare moment. Men den verkliga transformationen kommer sannolikt först när organisationer börjar förändra hur arbete organiseras, hur beslut fattas och hur kunskap delas och används i vardagen.

AI skiljer sig dessutom från många tidigare IT-system genom hur tekniken arbetar med information.

Traditionella system bygger ofta på tydliga regler och definierade processer. AI arbetar i stället genom att identifiera mönster, generera förslag och stödja människor i situationer där utfallet inte alltid är helt förutsägbart.

AI i hållbar förändring innebär att organisationer tänker nytt

Det innebär att tekniken inte bara automatiserar arbete utan också påverkar hur organisationer upptäcker vad som är relevant i komplexa situationer.

Den typen av perspektiv diskuteras också inom forskning om komplexa system och kollektiv intelligens. Den oberoende forskaren Per Nystedt, som arbetar i gränslandet mellan cybernetik, komplex systemteori och kognitionsvetenskap, beskriver AI som en del av framväxten av en multiskalig hybrid intelligens där människor och tekniska system tillsammans formar nya sätt att organisera kunskap och beslut (Nystedt, Collective Intelligence).

AI och hållbar förändring förändrar strukturer

Ur det perspektivet handlar AI inte bara om nya verktyg. Den förändrar gradvis själva strukturen under hur arbete, information och beslut organiseras i samhället.

Transformationen sker därför inte ovanpå organisationer utan underifrån, i hur människor och teknik börjar arbeta tillsammans i vardagen.

När organisationer börjar arbeta mer systematiskt med AI upptäcker de ofta ganska snabbt att tekniken bara är en del av ekvationen.

Frågorna som uppstår rör sig långt utanför systemarkitektur och datamodeller och börjar i stället handla om ansvar, kommunikation, säkerhet och styrning.

Här möts flera perspektiv samtidigt. Teknisk utveckling, organisationsförändring, cybersäkerhet, juridik och intern kommunikation börjar påverka varandra.

AI och hållbar förändring regleras i AI Act

I Europa blir detta särskilt tydligt genom EU:s nya regelverk för artificiell intelligens, AI Act. Regelverket är världens första omfattande lagstiftning för AI och bygger på en riskbaserad modell där olika typer av AI-system klassificeras utifrån vilken påverkan de kan ha på människors säkerhet, rättigheter och samhällsfunktioner.

Det innebär att organisationer som arbetar med AI inte bara behöver förstå tekniken. De behöver också hantera frågor om AI-säkerhet, dataskydd, transparens och ansvar.

För många organisationer är det just här komplexiteten uppstår. AI är inte bara ett nytt verktyg i verktygslådan. Den introducerar nya beroenden mellan teknik, juridik, säkerhet, kommunikation och organisationsstruktur.

Det är också därför många digitala transformationer kräver flera olika kompetenser som arbetar tillsammans.

Den tekniska sidan handlar om system, data och integrationer – hur lösningarna byggs och fungerar. Den organisatoriska sidan handlar om människor, arbetssätt, kommunikation och ledarskap – hur tekniken faktiskt blir en del av organisationens vardag.

Samarbete med teknikföretaget Sales Optima för AI och hållbar förändring

Det är bakgrunden till mitt samarbete med SalesOptima. Ett samarbete som vuxit fram de senaste månaderna, där vi tillsammans kan ge en komplett leverans för en trygg digital transformation med AI som en del.

SalesOptima arbetar med AI-utveckling, systemintegration och datadrivna lösningar. Min roll ligger på den organisatoriska sidan av förändringen – att analysera nuläget, skapa strategisk riktning, arbeta med kommunikation och stödja organisationer i att utveckla nya arbetssätt runt tekniken.

När dessa perspektiv möts; tekniken, organisationen och kommunikationen, ökar också möjligheten att AI-initiativ faktiskt skapar verkligt värde.

I många digitala förändringsprojekt ligger fokus på system och funktioner. Samtidigt visar erfarenhet från både forskning och praktik att kommunikation ofta är den faktor som avgör om nya arbetssätt faktiskt etableras i organisationen.

När människor förstår varför förändringen sker och hur den påverkar deras arbete ökar också möjligheten att tekniken används på ett sätt som skapar värde.

Kommunikation handlar därför inte bara om information, utan om gemensam förståelse, lärande och dialog i organisationen.

En reflektion som vuxit fram både genom mitt arbete och genom mina studier inom digital transformation är att förändringsprojekt nästan alltid behöver börja i människors verklighet – i deras frågor, i deras arbetsvardag och i deras förståelse för varför förändringen sker.

När organisationer börjar där blir tekniken ett verktyg som stödjer arbetet.

När de börjar i tekniken riskerar förändringen i stället att upplevas som något som läggs ovanpå en redan pressad vardag.

De projekt som lyckas bäst börjar därför i dialog och förståelse – i kommunikation mellan ledning, medarbetare och teknik.

Det är först när nya arbetssätt blir en naturlig del av organisationens vardag som tekniken börjar skapa det värde som organisationen från början hoppades på.

I just sådana lägen och uppdrag kan jag göra som mest nytta!

Bilden är AI-genererad.

Capgemini Research Institute – Gen AI at Work

Frankiewicz, B. & Chamorro-Premuzic – Digital Transformation is About Talent, Not Technology, Harvard Business Review (Subscribers only)

Per Nystedt – AI Alignment Is an Architecture Problem, and We Might Get Stuck with the Wrong One, Collectiveintelligence.how