Visuellt ledarskap – att göra komplexa organisationer begripliga

När organisationer förändras ökar ofta komplexiteten. Fler system införs, fler funktioner samverkar och informationsflöden blir mer omfattande. I sådana situationer uppstår en central ledarskapsutmaning: hur skapar man gemensam förståelse för hur struktur och ansvar fungerar i organisationer? Ett svar är visuellt ledarskap.

Visuellt ledarskap handlar om att använda visualiseringar för att göra strukturer, processer och samband begripliga. När organisationer kan se hur olika delar hänger ihop blir det också lättare att fatta beslut, prioritera och samordna arbetet.

Detta blir särskilt viktigt i organisationer som arbetar med innovation, digitalisering och AI, där förändring ofta sker snabbt och där många olika perspektiv behöver samordnas.

Den här artikeln är en del av en serie texter om AI, organisation och hållbar förändring, där jag beskriver hur ledarskap, struktur, innovation och teknik samspelar i organisationers utveckling.

En av de största utmaningarna i ledarskap är att få människor att förstå samma sak samtidigt.

Ledare kan ha en tydlig bild av en förändring eller en strategi i sitt eget huvud, men det betyder inte att andra automatiskt delar den bilden. Att kommunicera komplexa idéer i organisationer kräver därför mer än ord.

Forskining om visuellt ledarskap visar vinster

Forskning om visuellt tänkande visar att människor ofta förstår och minns information bättre när den presenteras visuellt. Bilder och modeller kan göra abstrakta idéer mer konkreta och lättare att förstå (Cherches, 2022). Detta hänger också samman med den så kallade dual coding theory, som visar att kombinationen av ord och visuella representationer stärker både förståelse och minne.

När organisationer arbetar med komplexa frågor, exempelvis strategisk utveckling eller innovationsarbete, kan visuella modeller därför fungera som ett gemensamt språk. De gör det möjligt för människor att diskutera samma sak utifrån en gemensam bild av hur organisationen fungerar.

Visualisering används i många typer av organisationer och verksamheter.

Inom lean-arbete används visuella tavlor för att visa status i produktion eller projekt. Genom exempelvis pulstavlor eller processtavlor kan alla medarbetare snabbt se hur arbetet ligger till och vilka avvikelser som uppstår. Detta gör det möjligt att agera snabbare när problem uppstår och att samordna arbetet mer effektivt (Lean Solutions).

Sjukvården tydligt exempel på visuellt ledarskap

Liknande principer används inom många andra verksamheter. I sjukvården kan visuella tavlor visa status för patienter på en avdelning och bidra till bättre överlämningar mellan skift. I projektorganisationer används visuella projektöversikter för att skapa en gemensam bild av hur olika projekt utvecklas.

Gemensamt för dessa exempel är att visualisering gör organisationens arbete synligt. När strukturer och processer synliggörs blir det också lättare att förstå hur olika delar av organisationen påverkar varandra.

Visualisering kan också användas för att beskriva mer komplexa organisatoriska samband.

I artikeln MTO – människa, teknik och organisation visas exempelvis hur samspelet mellan människor, tekniska system och organisatoriska strukturer kan beskrivas genom visuella modeller. I sin artikel använder Hurtig sådana strukturbilder för att visa hur olika faktorer samverkar i organisationer.

Samspelet mellan människor, tekniska system och organisatoriska strukturer kan beskrivas genom visuella modeller

Genom att visualisera relationen mellan människa, teknik och organisation blir det lättare att se hur förändringar i en del av systemet påverkar andra delar. Detta perspektiv används ofta i säkerhetskritiska verksamheter där det är viktigt att förstå hur olika faktorer samverkar i komplexa system (Arbetsmiljöverket).

Visualisering blir i detta sammanhang inte bara ett kommunikationsverktyg utan också ett analysverktyg. När organisationer ritar upp sina strukturer och processer blir det ofta tydligare var risker, beroenden eller flaskhalsar finns.

Visuellt ledarskap spelar också en viktig roll i innovationsarbete.

Innovation innebär ofta att organisationer behöver tänka nytt kring problem och lösningar. Men för att nya idéer ska kunna utvecklas vidare behöver organisationen också förstå hur idéerna hänger samman med verksamheten i stort.

Visuella modeller kan då fungera som en bro mellan idé och genomförande.

Uppritade strukturer förenklar och bra exempel på visuellt ledarskap

Genom att rita upp strukturer, processer eller system kan organisationer skapa en gemensam bild av hur innovation kan utvecklas i praktiken. Visualisering gör det möjligt att diskutera hur idéer relaterar till organisationens mål, resurser och arbetssätt.

Detta är också en central tanke i modellen Innovationsslottet, där innovation beskrivs som något som växer fram genom flera organisatoriska förutsättningar. När dessa förutsättningar visualiseras blir det lättare att förstå hur innovation kan utvecklas systematiskt i organisationer.

Visuellt ledarskap handlar i grunden om att göra organisationen begriplig.

När strategier, processer och mål visualiseras blir det lättare för människor att förstå hur deras arbete bidrar till helheten. Det gäller inte minst i varumärkesarbetet, där en tydlig varumärkesstrategi behöver göras begriplig för hela organisationen. I min guide om varumärke beskriver jag hur de olika delarna i en varumärkesstrategi hänger ihop.

Visualisering kan också bidra till att skapa större delaktighet i organisationer, eftersom fler kan se och förstå vad som händer i verksamheten.

Forskning om visuellt tänkande visar dessutom att visuella representationer ofta stärker uppmärksamhet, förståelse och minne jämfört med enbart textbaserad information (ImageThink).

Det betyder att visuella modeller kan vara ett kraftfullt verktyg för ledare som vill skapa samsyn i organisationer.

Ett konkret exempel på hur visuellt ledarskap kan användas i organisationsutveckling är modellen Innovationsslottet.

Modellen utvecklades av mig under kursen Innovation i praktiken vid Högskolan i Skövde och är ett försök att visualisera hur innovation faktiskt växer fram i organisationer. I stället för att beskriva innovation som en linjär process synliggör modellen flera organisatoriska förutsättningar som tillsammans bär innovationsarbetet.

Genom att använda en visuell struktur blir det möjligt att se hur olika delar av organisationen hänger samman. Vision, ledarskap, arbetssätt, resurser och ansvar blir inte isolerade faktorer utan delar av en gemensam struktur.

En central tanke i modellen är också att kommunikation inte läggs ovanpå innovationsprocessen, utan följer hela strukturen från grunden och upp genom organisationen. Kommunikation blir därmed inte ett separat lager utan en förutsättning för att de olika delarna ska kunna samverka.

Visuellt ledarskap underlättar komplexa frågor

Just denna typ av visualisering gör det möjligt att diskutera komplexa organisatoriska frågor på ett mer konkret sätt. När strukturer ritas upp blir det lättare att identifiera vad som fungerar, vad som saknas och var utvecklingsarbete behöver ske.

På så sätt kan visuella modeller fungera både som analysverktyg och som stöd i ledarskap. De gör det möjligt att skapa gemensam förståelse för hur organisationer utvecklas och hur innovation kan bli en del av det dagliga arbetet.

Modellen beskrivs mer utförligt i artikeln Innovationsslottet, där den sätts i relation till innovationsstrategi och organisatorisk utveckling.

I komplexa organisationer räcker det sällan att beskriva förändring enbart i ord. När verksamheter utvecklas genom digitalisering, innovation och AI ökar både mängden information och antalet samband som behöver förstås.

Visuellt ledarskap handlar därför om att göra organisationens strukturer, processer och relationer synliga. Genom modeller, diagram och andra visuella representationer blir det lättare att skapa en gemensam förståelse för hur organisationen fungerar och hur olika delar påverkar varandra.

I en tid där organisationer arbetar med allt mer komplexa frågor, från digitalisering till artificiell intelligens, blir visuellt ledarskap därför ett viktigt verktyg. När organisationer kan se sina egna strukturer blir det också lättare att förstå hur förändring kan genomföras i praktiken.

Det är i sådana uppdrag jag gör mest nytta, där komplexitet behöver göras begriplig och omsättas i praktiskt arbete.

Headerbilden är AI-genererad.

Arbetsmiljöverket. Människa, teknik och organisation – MTO.

Cherches, T. (2022). How (and why) leaders can leverage the power of visual thinking. Chief Learning Officer.

Hurtig, M. (2023) Säkra arbetsplatser i förändringar i produktionen och vikten av helhetssyn ur ett MTO-perspektiv. EDIG.

ImageThink. The neuroscience behind visual collaboration.

Lean Solutions. Visualisering inom lean.